Veel sprekers weten dat lange Power Point-presentaties met slides vol bullet-diarree niet werken. Steeds meer presentatoren komen terug van drukke Prezi’s waarbij het publiek zeeziek raakt van snel in- en uitzoomende beelden. Organisatoren van seminars snappen dat het publiek baalt van taaie presentaties waarbij steeds dezelfde mensen in het publiek vragen stellen om zichzelf te promoten. Hoe zorg je dan wel voor een geslaagd symposium?
Recent vroeg een relatie VINU – Van Idee Naar Uitvoering – mij om mee te denken over hun symposium over de verdichting van de stad. Vinu wilde verschillende sprekers hun visie op dit actuele onderwerp laten delen. Hun idee: we doen het met Pecha Kucha’s. Het concept dat al in 2003 bedacht werd door Astrid Klein en Mark Dytham, twee architecten uit Tokio, heeft zich inmiddels wereldwijd verspreid.
Prietpraat
Ook al betekent Pecha Kucha letterlijk prietpraat; ik zag meteen kansen. De voordelen zijn immers duidelijk. Sprekers zitten vast aan de 20-20-regel: maximaal 20 slides die elk slechts 20 seconden in beeld blijven. Deze strenge vormeis dwingt tot creativiteit en compactheid. Er is geen tijd voor slides met veel tekst of ingewikkelde schema’s. De spreker moet zich beperken tot korte kernboodschappen die hij telkens ondersteunt met een krachtig, pakkend beeld. Er is geen tijd voor onnodige zijpaden, niet ter zake doende details of onderonsjes met één lid uit het publiek. Na exact zes minuten en veertig seconden moet iedereen in de zaal over een duidelijke en concreet onderbouwd verhaal beschikken. Mooi werk toch?
Maar is er dan helemaal geen interactie mogelijk? Nee, tenzij je het slim aanpakt. Organiseer na vijf tot zeven Pecha Kucha’s een lunch, een borrel of high tea en zet elke spreker aan een aparte tafel. Faciliteer aan die tafel een goede dialoog tussen de spreker en degene die interesse heeft in zijn betoog. Kijk of spreker en publiek hier allebei informatie kunnen halen en brengen en deel de resultaten na afloop op slimme wijze met iedereen.
Vijf tips
Is het houden van zo’n PK-presentatie niet hartstikke moeilijk? Ja! Het vraagt oefening, try-outs en eventueel coaching op inhoud en presentatie. Hier geldt: een goede voorbereiding is niet de helft van het werk. Een goede voorbereiding is hier minstens 90% van het werk. Ik geef alvast vijf tips op basis van onze ervaringen.
- Laat je laptop in de start dicht! Weersta de verleiding om Power Point of Prezi te openen en slides te produceren. Bedenk eerst op welke vraag je een antwoord gaat geven in je presentatie. Welk doel wil je bereiken? Formuleer je hoofdboodschap en de belangrijkste argumenten en stem die af op je publiek. Analyseer daarvoor de samenstelling, bagage en behoeften van je publiek.
- Pak vervolgens twintig post-its en bedenk in welke twintig deelstappen je jouw boodschap wilt vertellen. Noteer op elke post-it wat je in deze deelstap van twintig seconden vertelt. Een deelstap kan een kernboodschap zijn, voorbeeld, toelichting, argumentatie, etc. Kijk of je in de twintig sheets een substructuur kunt aanbrengen zoals een drieslag, een viertal ontwikkelingen en een concreet stappenplan, of werk met een acroniem waarbij de letters van een woord de rode draad vormen. Schrap alles wat niet ter zake doet. Creëer een bonsai-versie van jouw kennis: houd een miniatuurversie over die in eenvoudige lijnen de wezenlijke kenmerken vertoont van een volgroeid natuurlijk exemplaar.
- Leg de post-its in een goede volgorde en zorg dat de eerste post-its een heldere inleiding bevatten waarbij je de aandacht van het publiek meteen pakt. Zorg dat het publiek in de eerste minuut al op scherp staat en weet: what’s in it for me. Creëer tussentijdse spanningsboogjes. Eindig met een boodschap waarin je de essentie samenvat of zorgt voor een verrassende uitsmijter. Snoei opnieuw wat weg kan.
- Open nu pas je laptop en zoek per slide een passend beeld dat je verhaal ondersteunt. Maak of selecteer originele beelden, check of ze rechtenvrij zijn of koop ze anders. Zorg voor een goede resolutie en zorg dat je bij het vergroten het beeld niet uit zijn verband rukt. Beperk tekst, tabellen en grafieken zoveel mogelijk. Voorkom dat je publiek moet gaan lezen. Jij bent en blijft immers het middelpunt.
- Oefen per beeld of en hoe je de kern in 20 seconden kunt vertellen. Maak eventueel per beeld een gesprekskaartje met de kernboodschap van die slide en de brug naar de volgende slide. Oefen, oefen en oefen en vraag feedback totdat je jouw Pecha Kucha oftewel jouw 20 x 20 seconden-story optimaal en overtuigend kunt presenteren zonder te haasten of in ademnood te komen.
Die ademnood is overigens de grootste bedreiger van een geslaagde Pecha Kucha. Zorg dat je niet steeds sneller gaat spreken en voorkom dat het publiek afgeleid raakt omdat het twijfelt of je je eigen beelden wel kunt bijbenen. Durf stiltes te laten vallen. Durf een beeld even op het netvlies te laten branden en time je kernboodschappen en bijbehorende argumenten goed. Je zult zien dat je publiek ademloos luistert en je boodschap blijft hangen.
Ed Grubben